Forts de leur connaissance du fonctionnement associatif et de la création d’événementiels, les membres du Bureau Des Elèves de l’ESLSCA conçoivent et mettent en place des événements d’envergure ouverts au public extérieur et notamment à l’ensemble des étudiants.

Les membres du B.D.E. ont en effet constaté que l’événement de haut niveau est un instrument de communication privilégié qui permet de valoriser le dynamisme des étudiants de l’ESLSCA, d’assurer largement la promotion de l’école et de conforter sa notoriété, son image et son enthousiasme.

En s’associant avec des partenaires publics et privés de tout premier ordre, le Bureau Des Elèves " Wak’up " prend en charge l’ensemble de l’organisation de la manifestation tout en restant en étroit contact avec ses collaborateurs. Disponibles, rigoureux et compétents, les membres du B.D.E. mettent en commun leur savoir faire dans le domaine de la création et de l’organisation d’événements : colloques, soirées, Gala, manifestations culturelles et sportives...

La pérennité du GALA de l’Ecole et de la NUIT DE L’OREILLER, pour n’en citer que deux manifestations, sur les dix dernières années sont la preuve de la volonté des membres du B.D.E. d’organiser des événements de prestige et la preuve de la qualité du travail engagé afin de les faire perdurer par une perpétuelle adaptation.

En effet, le Gala de l’ESLSCA, soirée de fin d’année, a en 1997 fait salle comble en accueillant sur le thème Cabaret à l’Elysée Montmartre près de 1.000 personnes :

• les élèves actuels de l’Ecole et qui en été cette année diplômés,
• leurs aînés,
• le corps administratif et professoral de l’ESLSCA,
• bon nombre de personnalités de haut rang,
• les sportifs français et étrangers participant au Trophée de Paris
• des étudiants de tous horizons.

La NUIT DE L’OREILLER a réuni quant à elle pour sa 7ème édition l’année précédente 2.000 personnes à l’Aquaboulevard et a bénéficié d’une très large promotion. Durant cette nuit de nombreux événement se sont succédés :

• le 7ème tournoi de bataille de polochons entre plus de 20 équipes d’étudiants des grandes écoles et universités françaises,
• des défilés de mode pour introduire la grande finale du tournoi,
• le Record du Monde de la plus grande bataille d’oreillers avec ces 1.200 participants,
• la soirée dansante avec 2 discothèques géantes, 4 espaces spécifiques et 5 bars,
• le petit déjeuner servi à la clôture de la manifestation.

CONCEPTION

Le Bureau Des Elèves mobilise son expertise et son savoir faire afin de concevoir des événements pertinents et attractifs :

• choix des thèmes
• publics visés
• forme donnée à la manifestation
• nature de l’animation
• sélection du lieu
• choix des supports utilisés (écrits, visuels, audiovisuels)
• promotion et communication autour de l’événement.

 RECHERCHE DE FINANCEMENT

Le Bureau Des Elèves ne disposant pas des moyens financiers pour organiser de telles manifestations, il recherche les partenaires qui, en apportant un concours financier, permettent aux projets de devenir réalités.

En contrepartie, ces partenaires bénéficient d’un certain nombre de prestations (positionnement du logo sur l’ensemble des supports de communication, promotion directe sur le lieu de la manifestation...).

L’événement est ainsi financé de manière transparente et contrôlée par les membres du B.D.E.

ORGANISATION MATERIELLE

Le Bureau Des Elèves prend en charge l’ensemble de l’organisation matérielle de l’événement :

• la définition du public visé et la recherche des fichiers nécessaires à une large diffusion de l’invitation
• la conception et la réalisation des documents écrits et audiovisuels, de la signalétique et du décor
• la gestion des participants : envoi des invitations et des différents documents d’information ou de promotion, inscriptions...
• la mise en place et le déroulement de la manifestation : décor, accueil, animation...
• la relation avec les prestataires : imprimeur, fournisseurs, décoration de la salle, devis, négociation, respect de la qualité et des délais...

...l’ensemble des nombreux petits détails qui font d’une manifestation un succès.

EDITION ET AUDIOVISUEL

Dans le souci de promouvoir la manifestation, ses partenaires et l’image de l’ESLSCA, le Bureau Des Elèves conçoit et édite des documents de qualité : invitations, flyers, affiches, plaquettes, comptes rendu...

Le Bureau Des Elèves prend également en charge l’ensemble des prestations vidéo afférentes à la manifestation : réalisation de documents audiovisuels, retransmission et enregistrement vidéo.

RELATIONS PRESSE

Le Bureau Des Elèves ESLSCA s’occupe également des relations presse de la manifestation de façon à assurer de manière optimale ses retombées médiatiques. Ainsi, de nombreuses actions sont engagées auprès de l’ensemble des médias - presse généraliste et presse spécialisée - pour en garantir sa promotion.

Un fichier " ad hoc " est établi pour chaque manifestation.

Les journalistes ciblés sont contactés individuellement.

Ils reçoivent une information précise et adaptée sur l’événement.

Ils bénéficient d’un accueil personnalisé le jour de la manifestation.

Le Bureau Des Elèves établit la revue de presse de la manifestation.

Des partenariats presse peuvent également être conclus avec des grands médias pour assurer une couverture privilégiée de la manifestation dans ces supports.